ทำงานเป็นทีมเป็นทักษะสำคัญในยุคนี้ ไม่ว่าจะทำงานอะไรก็ต้องร่วมมือกับคนอื่น แต่ปัญหาที่พบบ่อยคือสมาชิกในทีมเข้าใจไม่ตรงกัน สื่อสารกันไม่ดี ทะเลาะกัน หรือทำงานไม่ลงตัว ส่งผลให้งานออกมาไม่ดีและทุกคนเครียด วันนี้มาดูกันว่าจะทำอย่างไรให้ทีมทำงานได้ดีและสื่อสารกันอย่างมีประสิทธิภาพ
เข้าใจบทบาทและหน้าที่ของแต่ละคน
ทีมจะทำงานได้ดีต้องเริ่มจากทุกคนรู้ว่าตัวเองต้องทำอะไร ใครรับผิดชอบงานไหน เป้าหมายร่วมกันคืออะไร และจะวัดผลสำเร็จอย่างไร ควรมีประชุมตั้งแต่แรกเพื่อกำหนดบทบาทชัดเจน แบ่งงานตามความถนัดและความสนใจ ไม่ใช่แบ่งแบบสุ่มสี่สุ่มห้าหรือให้คนเก่งทำหมด คนที่เก่งไม่ทันก็ไม่ได้ทำอะไร ต้องแบ่งให้ทุกคนมีส่วนร่วมและรู้สึกว่าตัวเองสำคัญ
เขียนบทบาทและความรับผิดชอบลงกระดาษหรือเอกสารที่ทุกคนเข้าถึงได้ ระบุชัดเจนว่าใครทำอะไร เมื่อไหร่ และส่งมอบงานให้ใคร ถ้ามีความรับผิดชอบทับซ้อนหรือไม่ชัดเจนจะเกิดปัญหาภายหลัง บางคนอาจคิดว่าอีกคนทำแล้วจึงไม่ทำ ส่งผลให้งานนั้นไม่มีใครทำเลย หรือบางงานหลายคนทำซ้ำกันเปลืองเวลาและทรัพยากร ความชัดเจนช่วยป้องกันปัญหาเหล่านี้
นอกจากบทบาทแล้วต้องรู้จุดแข็งและจุดอ่อนของแต่ละคนด้วย ใครเก่งอะไร ใครชอบอะไร ใครมีปัญหาอะไร เข้าใจกันจะช่วยกันได้ดีขึ้น เช่น คนที่พูดเก่งอาจทำหน้าที่นำเสนอ คนที่ละเอียดรอบคอบอาจทำหน้าที่ตรวจสอบ คนที่สร้างสรรค์อาจทำหน้าที่คิดไอเดีย แต่ละคนมีจุดเด่นที่ต่างกัน ถ้าใช้ให้เหมาะสมจะได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
สื่อสารอย่างชัดเจนและตรงไปตรงมา
สื่อสารที่ดีต้องชัดเจน ตรงประเด็น และซื่อสัตย์ อย่าพูดคลุมเครือหรือให้คนอื่นเดาใจ พูดตรงๆ ว่าต้องการอะไร คาดหวังอะไร หรือมีปัญหาอะไร ถ้าไม่เข้าใจหรือไม่เห็นด้วยก็บอกทันที อย่าเก็บไว้ในใจแล้วระเบิดทีหลัง พูดด้วยน้ำเสียงและท่าทีที่สุภาพ แม้จะไม่พอใจก็ไม่ควรโมโหหรือด่าทอ ควบคุมอารมณ์และแก้ปัญหาด้วยเหตุผล
เลือกช่องทางสื่อสารที่เหมาะสม เรื่องสำคัญหรือซับซ้อนควรคุยกันตัวต่อตัวหรือประชุมวิดีโอ ไม่ใช่ส่งข้อความเท่านั้น เพราะข้อความอาจเข้าใจผิดได้ง่าย ไม่เห็นสีหน้าและน้ำเสียงจึงตีความหมายผิดพลาดได้ เรื่องเล็กๆ น้อยๆ หรือแจ้งข้อมูลทั่วไปใช้ข้อความหรืออีเมลก็พอ ไม่ต้องประชุมทุกเรื่องเพราะเสียเวลา ต้องรู้ว่าเรื่องไหนสำคัญพอที่จะคุยกันจริงจัง
ฟังกันด้วย อย่ามัวแต่พูด ให้คนอื่นพูดและฟังให้จริงๆ ไม่ใช่แค่รอตาตัวเอง อย่าขัดจังหวะหรือตัดสินใจก่อนฟังจบ อาจมีข้อมูลหรือมุมมองที่เรายังไม่รู้ ถามคำถามเพื่อให้เข้าใจมากขึ้น สรุปสิ่งที่ได้ยินเพื่อยืนยันว่าเข้าใจถูกต้อง เช่น “คุณหมายความว่าอย่างนี้ใช่ไหม” หรือ “ถ้าผมเข้าใจถูก คุณต้องการให้ผมทำอย่างนั้นอย่างนี้ใช่ไหม” ช่วยป้องกันความเข้าใจผิด
ประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ
ประชุมเป็นเครื่องมือสำคัญในทำงานเป็นทีม แต่ต้องทำให้ถูกวิธี ไม่ใช่ประชุมทุกวันหรือนานเกินไปจนเสียเวลาทำงานจริง กำหนดวัตถุประสงค์ชัดเจนก่อนประชุม จะประชุมเรื่องอะไร ต้องการผลลัพธ์อะไร ใครต้องมาบ้าง ส่งวาระการประชุมให้ทุกคนล่วงหน้าเพื่อเตรียมตัว ประชุมจะได้มีประสิทธิภาพกว่า
เริ่มและจบตรงเวลา อย่าให้คนที่มาตรงเวลาต้องรอคนที่มาสาย ถ้ารอทุกครั้งจะสร้างนิสัยไม่ดีให้ทุกคน เริ่มตรงเวลาแม้ยังไม่มาครบ คนที่มาสายต้องตามเองหรือถามเพื่อนหลังประชุม จับเวลาให้ดี อย่าปล่อยให้คุยเรื่องอื่นหรือเถียงกันนานเกินไป มีผู้ดำเนินการประชุมที่ดีจะช่วยให้ประชุมราบรื่นและได้ผล
จดบันทึกและสรุปผลการประชุม ใครรับผิดชอบอะไรบ้าง ต้องทำเสร็จเมื่อไหร่ มีอะไรที่ต้องติดตามต่อ ส่งบันทึกให้ทุกคนหลังประชุมเพื่อย้ำและตรวจสอบ ถ้าไม่มีบันทึกคนอาจลืมหรือจำผิด ประชุมไปก็เหมือนไม่ได้ประชุม ติดตามผลในประชุมครั้งต่อไปว่างานที่มอบหมายไปทำเสร็จหรือยัง มีปัญหาอุปสรรคอะไรบ้าง
จัดสรรความขัดแย้งอย่างสร้างสรรค์
ทำงานเป็นทีมย่อมมีความเห็นไม่ตรงกันหรือขัดแย้งบ้าง เป็นเรื่องปกติ สำคัญคือต้องจัดสรรอย่างสร้างสรรค์ ไม่ใช่หลีกเลี่ยงหรือปล่อยให้บานปลาย ถ้ามีความเห็นไม่ตรงกันให้คุยกันตรงๆ อย่างสงบ หาเหตุผลประกอบ ฟังกันและกันอย่างเปิดใจ อาจพบว่าทั้งสองฝ่ายมีเหตุผลดีทั้งคู่ และสามารถผสมผสานหรือหาจุดกลางได้
อย่าทำให้เป็นเรื่องส่วนตัว ขัดแย้งเรื่องงานไม่ใช่เรื่องส่วนตัว อย่าเอาอารมณ์ส่วนตัวมาเกี่ยวหรือเก็บไว้ในใจ แยกระหว่างคนกับปัญหาออกจากกัน ไม่ชอบคนนั้นก็ได้แต่ยังต้องทำงานด้วยกันให้ได้ มืออาชีพคือแยกความรู้สึกส่วนตัวออกจากงาน ถ้าแก้ไขกันเองไม่ได้อาจขอให้คนกลางหรือหัวหน้าช่วยไกล่เกลี่ย คนนอกมองเห็นปัญหาชัดกว่าและเป็นกลางกว่า
เรียนรู้จากความขัดแย้ง บางทีความขัดแย้งทำให้เห็นมุมมองใหม่หรือปัญหาที่ไม่เคยสังเกต ช่วยปรับปรุงงานให้ดีขึ้น ถ้าทุกคนเห็นด้วยกันหมดอาจพลาดข้อบกพร่อง ความคิดเห็นที่หลากหลายทำให้ผลงานรอบด้านกว่า แต่ต้องแสดงความเห็นอย่างสร้างสรรค์ ไม่ใช่วิพากษ์วิจารณ์เพื่อทำร้ายหรือดูถูก
สร้างบรรยากาศที่ดีในทีม
ทีมที่ดีไม่ใช่แค่ทำงานเก่ง แต่ต้องมีบรรยากาศที่ดี คนรู้สึกสบายใจ กล้าแสดงความคิดเห็น ไว้ใจกัน และช่วยเหลือกัน สร้างบรรยากาศโดยปฏิบัติต่อกันด้วยความเคารพ ไม่ว่าจะเป็นหัวหน้าหรือลูกน้อง เก่งหรือไม่เก่ง ทุกคนมีค่าและมีส่วนสำคัญ อย่าดูถูกหรือเหยียดหยามใคร ชมเชยและขอบคุณเมื่อคนอื่นทำดี ให้กำลังใจเมื่อคนอื่นผิดพลาดหรือท้อแท้
ทำกิจกรรมร่วมกันนอกเหนือจากงาน เช่น ทานข้าวเที่ยง ดื่มกาแฟ เล่นกีฬา หรือไปเที่ยวด้วยกัน ช่วยให้รู้จักกันมากขึ้น เห็นอีกด้านของแต่ละคนนอกเหนือจากงาน สร้างความผูกพันและทำให้ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น แต่อย่าบังคับถ้าคนไม่สะดวกหรือไม่สนใจ บางคนชอบแยกชีวิตงานกับชีวิตส่วนตัว ต้องเคารพ
ยอมรับความผิดพลาดและเรียนรู้จากมัน ไม่มีใครสมบูรณ์แบบ ทุกคนผิดพลาดได้ สำคัญคือรับผิดชอบ แก้ไข และเรียนรู้ไม่ทำซ้ำ อย่าตำหนิหรือลงโทษหนักจนคนกลัวที่จะลองสิ่งใหม่หรือยอมรับความผิด ทีมที่ให้อภัยและเรียนรู้จากความผิดพลาดจะเติบโตเร็วกว่าทีมที่กลัวผิดและปกปิด
ทำงานเป็นทีมให้ได้ผลต้องเริ่มจากทุกคนเข้าใจบทบาทและหน้าที่ของตัวเองชัดเจน สื่อสารกันอย่างตรงไปตรงมาและชัดเจน เลือกช่องทางสื่อสารที่เหมาะสมกับเรื่อง ฟังกันด้วยจริงๆ ไม่ใช่แค่รอตาตัวเอง ประชุมอย่างมีประสิทธิภาพโดยมีวัตถุประสงค์ชัดเจน เริ่มและจบตรงเวลา มีบันทึกและติดตามผล จัดสรรความขัดแย้งอย่างสร้างสรรค์โดยแยกคนกับปัญหาออกจากกัน และสร้างบรรยากาศที่ดีด้วยเคารพกัน ชมเชย ให้กำลังใจ และยอมรับความผิดพลาด ถ้าทำตามนี้ทีมจะทำงานได้ราบรื่น เข้าใจกัน และได้ผลงานที่ดีออกมา
